Юридическая сила документов, передаваемых по факсу
Для увеличения эффективности операций, многие организации все чаще прибегают к использованию электронных документов, полученных через почту или факс, без необходимости их печатного оформления, подписей и печатей. Некоторые компании даже принимают такие решения по отношению к контрактам.
Для обеспечения правовой силы документов необходимо соблюсти определенные процедуры, включая отметки факса, подтверждения получения электронной почты, журналы регистрации корреспонденции и специальные условия в договорах об электронном документообороте между компаниями. Автор подробно разъясняет этот процесс.
В наше время всеобщей глобализации наиболее распространенными способами обмена информацией являются факсимильная и электронная связь. Возможность мгновенного обмена документами и мобильность позволяют передавать информацию в считанные секунды, находясь в различных местах по всему миру. Однако при использовании таких документов в суде возникают особенности. Задача документа заключается в доказательстве определенных фактов и обстоятельств своим существованием. Если же он лишен юридической силы и не может быть признан доказательством в спорных ситуациях, то его ценность сомнительна. Поэтому важно учитывать определенные аспекты при работе с такими документами, чтобы обеспечить им необходимую юридическую значимость.
Сложно подтвердить передачу факсимильного или электронного сообщения. Важно учитывать вопросы подлинности, авторства и секретности документов. Внесение изменений в цифровой документ проще, чем в бумажный. Информация может быть потеряна из-за злого умысла или технических сбоев. Существуют методы повышения надежности доставки сообщений, такие как подтверждение получения письма, электронная цифровая подпись и контрольная сумма.
Для определенных типов документов законодательство иногда устанавливает обязательные формальные требования. Бумажные носители обязательны только для документов, подлежащих нотариальному удостоверению или последующей регистрации в управленческих органах.
Содержание статьи
Заключать ли договор «по факсу»?
Возникают в юридической практике ситуации, когда коммуникация между участниками дела осуществлялась через факс или электронную почту, включая подписание соглашений и договоров.
Судебно-арбитражная практика
Федеральный арбитражный суд Московского округа в постановлении от 12.10.1999 по делу № КГ-А40/3285-99 не принял во внимание пояснения ответчика о том, что договор заключался в порядке ст. 434 ГК РФ путем обмена документами с помощью телефаксов. Возражения истца были таковы: номер факса, с которого якобы посылался подписанный истцом договор, истцу никогда не принадлежал и истец им никогда не пользовался. Поскольку нет доказательств, что документ действительно исходит от стороны по договору, нет и основания для признания договора заключенным в порядке, установленном п. 2 ст. 434 ГК РФ.
Часто принимают решение не отгружать товар (предоставлять услуги) по спорному договору, чтобы избежать рисков. Важно обращать внимание на оперативность взаимодействия с удаленными партнерами, чтобы избежать задержек с оплатой. Поэтому гораздо чаще поступают иначе:
- Для начала оформляют соглашение в письменном виде, создавая один общий документ на бумаге, который подписывают все участники.
- Для обеспечения эффективного обмена документами, связанными с исполнением данного соглашения, предусмотрены возможности использования различных видов связи, таких как почта, факс, электронная почта и другие. Важно детально определить в самом договоре, какие документы из последующих будут иметь юридическую значимость для обеих сторон и при каких условиях.
Суд рассматривает наличие условия о передаче документов по факсу или через электронную почту как соглашение о возможности передать документы различными способами.
Такой подход к делу менее рискован.
В судебной практике советского периода уже встречались документы, переданные в электронной форме, их использование было утверждено арбитражными судами, но суды общей юрисдикции игнорировали такие доказательства до недавних пор.
В гражданских процессах редко используются документы, полученные через электронные виды связи, так как Статья 71 Гражданского процессуального кодекса РФ не определяет нормы их применения. Требование подтверждения достоверности таких документов существует, но отсутствует установленный механизм их подтверждения.
Факсимильные документы
Для того чтобы доказать заключение сделки по факсу, необходимо удостоверить его подлинность в соответствии с законом. Информация о номере факса, адресе и названии сторон должна содержаться в реквизитах договора. При наличии этих данных на факсимильной копии можно установить время отправки и отправителя документа. Соглашение, подписанное через факс, остается в силе до момента возражения одной из сторон.
Судебно-арбитражная практика
Рассмотрение вопроса о юридической значимости изменений в контракте, совершенных через факс, произошло в Международном коммерческом арбитражном суде при Торгово-промышленной палате РФ (МКАС при ТПП РФ). Аргументы ответчика о недействительности этих изменений из-за отсутствия письменной формы не были приняты к рассмотрению. Истец убедительно доказал, что факсовые сообщения об изменении условий поставки товаров были отправлены с бланков московского филиала ответчика, подписаны его представителем, который также подписал основной контракт и чьи полномочия не вызывают сомнений; на верхнем левом углу факсов указан отправитель — фирма ответчика и номер факса (принадлежащий представительству в Москве).
Решение МКАС при ТПП РФ подтвердило правомерность отправленных документов ответчиком, независимо от того, какой факс использовался для их передачи — установленный в его офисе или в офисе представительства.
Судебно-арбитражная практика
Из-за неисполнения заказчиком своих обязанностей, предусмотренных контрактом, подрядчик прекратил контракт и потребовал погашения долга, утверждая, что остаток задолженности был оплачен через банк АКБ «СБС-АГРО». Спор возник из-за того, что важное уведомление подрядчик отправил по факсу, но заказчик утверждал, что не получил его. Подрядчик письменно уведомил заказчика о том, что его счет в банке «СБС-АГРО» неактивен с 17 числа.
В августе 1998 года было отправлено письмо с просьбой оплатить выставленные счета на иностранный банковский счет. Доказательством отправки письма служили отметки на факсе и аппарате заказчика, но заказчик не предоставил подтверждение получения письма. Журнал регистрации входящих факсов и документов заказчика был веден нерегулярно, в нем не было отражено множество полученных факсов, включая спорное письмо от подрядчика.
После проведения Международной конференции по анализу ситуации при Торгово-промышленной палате Российской Федерации, было подтверждено наличие долга со стороны заказчика в размере, указанном в иске.
Для убеждения суда в достоверности факсимильного документа необходимо не только наличие имени отправителя и номера факса, но и дополнительные меры безопасности. Риски здесь высоки, так как возможно подделать отбивку, используя специальное программное обеспечение или графический редактор. Поэтому рекомендуется вести журналы учета входящей и исходящей корреспонденции для подтверждения времени и факта отправки / получения документов по факсу. Эти записи могут быть дополнительными доказательствами, подтверждающими законность совершенных действий.
Организация-отправитель обязана фиксировать отправку документов в своем журнале исходящей корреспонденции, включая доставку через различные способы — курьером, обычной почтой и факсом. Важно осуществлять регистрацию всех факсимильных сообщений или, по меньшей мере, наиболее значимых из них. Зарегистрирование факсимильного сообщения в журнале входящей корреспонденции у организации-получателя увеличит его юридическую значимость перед судом. В случае отсутствия регистрации в журнале организации-получателя, суд учтет регистрацию в журнале организации-отправителя. Окончательное решение будет зависеть от представленных сторонами факторов при рассмотрении дела в суде.
При представлении на суде журнала регистрации, веденного вручную в письменном виде, первоначальный документ будет считаться убедительным свидетельством, несмотря на возможность предоставления заверенных копий. Особенно ценится нотариально заверенная копия, так как ей доверяют больше, чем копиям, заверенным руководителем компании.
Документы, переданные по электронной почте
При отправке документов часто возникает проблема с идентификацией отправителя из-за использования различных электронных адресов именами пользователей. Технически можно определить источник отправления документа, но сложно идентифицировать отправителя и гарантировать его легитимность. В практике часто возникают ситуации с недобросовестными и злоупотребляющими отправителями электронных сообщений.
В ходе судебного процесса сторона, заинтересованная в исходе дела, может утверждать, что доступ к электронной почте предоставлен нескольким лицам одновременно, и что нет надежных доказательств того, что спорные документы были отправлены уполномоченным лицом, даже если они были отправлены с его устройства.
Строгое регулирование использования аналогов подписи установлено Федеральным законом «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 № 1-ФЗ. Согласно данному закону, электронная цифровая подпись является неотъемлемым элементом электронного документа, предназначенным для обеспечения:
- в документе можно найти информацию о том, кто его написал, какие изменения были внесены, и когда это произошло;
- документ защищен от фальсификации путем сделать ЭЦП бесполезной в случае изменения содержания, как в результате случайного, так и преднамеренного воздействия;
- документ был подписан лицом, которое является владельцем ключа подписи.
Подпись с помощью ЭЦП на электронном документе считается эквивалентной собственноручной подписи на бумажном документе, удостоверенном печатью, согласно Закону «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ. Обмен электронными сообщениями, подписанными ЭЦП, даже через небезопасные каналы связи, включая обычную электронную почту, рассматривается как обмен официальными документами.
Судебно-арбитражная практика
В исковом заявлении перед Федеральным арбитражным судом Московского округа от 05.11.2003 № КГ-А40/8531-03-П компания ОАО «Ростелеком» требовала возмещения ущерба, утверждая, что она не отправляла банку электронное платежное поручение через систему «Клиент-Сбербанк» для перевода денег со своего счета. Суд вынес решение о признании действительности документа, подписанного электронной цифровой подписью, инициированного заместителем генерального директора компании. Эксперты Центрального банка, определенные судом для проведения экспертизы, подтвердили правильность ЭЦП на спорном платежном поручении.
Истец не смог убедить суд в том, что кто-то незаконно вмешался в его дискету с электронной цифровой подписью или что она была потеряна или украдена. Поэтому его заявление оказалось недостаточно обоснованным и было отклонено.
В нашем законодательстве чётко определены правила использования ЭЦП, как указано в ФЗ «Об электронной цифровой подписи», и не предусматривается применение других аналогов собственноручной подписи. Временное положение ЦБР от 10.02.1998 № 17-П, действующее на уровне нормативных актов, устанавливает порядок принятия к исполнению поручений, подписанных аналогами собственноручной подписи, в ходе безналичных расчетов в банковской сфере. Этот документ оказался эффективным для использования аналогов подписи в банковской практике, но его действие ограничено только этой сферой.
В сравнении с другими аналогами собственной подписи, только электронная цифровая подпись обеспечивает четкое соответствие между электронным документом и лицом, которое его подписывает. Другие формы аналогичных подписей выполняют те же функции технологически (и это успешно демонстрируется реальной практикой в области межбанковских расчетов, электронной торговли на валютных биржах и других областях), однако для того чтобы признать электронные сообщения, подписанные ими, эквивалентными письменным документам, необходимо предварительное согласие сторон как минимум.
По предписанию Высшего Арбитражного Суда России, если возникает спор о согласовании договора и других бумаг, подписанных электронным аналогом собственноручной подписи, суду следует запросить стороны предоставить копию договора, в которой указаны правила урегулирования разногласий, ответственность за доказательство фактов и подлинность подписи. В случае отсутствия таких условий в договоре и если одна из сторон оспаривает наличие подписанного документа, суд может отклонить его как доказательство.
Использование электронных документов в качестве доказательства в судебном процессе становится проблематичным из-за условий, при которых лицо, участвующее в деле, может представить такой документ в качестве доказательства. Необходимо получить согласие другой стороны или пройти процедуру согласования до начала судебного разбирательства. Подобные требования также применимы к документам, подписанным электронной цифровой подписью (ЭЦП), особенно в случае сомнений в работе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи. Такая ситуация несправедлива и затрудняет процесс использования электронных документов как доказательств в суде.
Партнеры, с которыми взаимодействуют организации, могут использовать электронные документы не только для внутренних целей, но и для общения между собой. Какие советы можно дать тем компаниям, которые хотят использовать электронные документы в своей деятельности?
Практические рекомендации
Для предотвращения конфликтов рекомендуется следующее:
- важно учесть в документе, что можно отправлять документы по факсу или через электронную почту, указать точные данные о номере факса и адресах электронной почты для обмена документами;
- дополнительной гарантией будет отражение в журналах регистрации корреспонденции факсов и электронных писем.
Необходимо включать в документы сведения о реквизитах, процедурах признания достоверности бумаг, организации электронного обмена информацией, включая участие и ответственность посредников, разделение рисков между участниками, идентификацию отправителя. Важно также устанавливать в соглашениях условия о разделении ответственности за своевременную отправку и получение документации, а также о факторах, освобождающих стороны от ответственности.
Давай рассмотрим некоторые варианты условий контракта, которые включают в себя обмен бумагами через факс и электронные сообщения.
Для установления долгосрочных деловых отношений с партнером, рекомендуется заключить отдельное соглашение об организации электронного документооборота. Это позволит обеспечить правильный обмен сообщениями по указанным контактам и уполномоченными лицами, соблюдая все необходимые требования и форматы. Важно, чтобы такие соглашения были оформлены на бумаге и подписаны уполномоченными лицами, чтобы гарантировать непререкаемость зафиксированных в них договоренностей. Такой подход обеспечит сторонам юридическую уверенность в передаваемых документах, отправленных как по факсу, так и по электронной почте, с соблюдением установленной процедуры. Кроме того, это поможет избежать возможных споров и недопониманий в будущем.
Для обеспечения доказательственной базы в гражданском и арбитражном процессах необходимо учитывать возможность применения электронных и факсимильных документов. Однако их использование требует дополнительных усилий для подтверждения подлинности и достоверности. В силу отсутствия четко установленной процедуры идентификации таких документов возникает необходимость применения дополнительных мер для обеспечения их правовой значимости.
При использовании электронной почты и факсимильной связи в качестве доказательств необходимо учитывать особенности процедурной стороны. Для обеспечения достоверности таких документов приходится прибегать к дополнительным методам проверки. Это связано с тем, что законодательство пока не предоставляет четких инструкций по их использованию в юридически значимых процессах.
Следует помнить, что при передаче документов по электронной почте и факсу необходимо принимать меры по защите информации и обеспечению их конфиденциальности. Важно также иметь в виду, что использование электронных средств связи требует дополнительных усилий для обеспечения их законности и подлинности в контексте судебных процессов.
